Mục Lục

Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và sẽ áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Với nhiều thay đổi đáng chú ý, đặc biệt là việc giảm ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng, doanh nghiệp cần nắm vững để tránh rủi ro thuế.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ những quy định mới nhất. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các điều kiện, thay đổi quan trọng và cách áp dụng thực tế.

1. Ba Điều Kiện Bắt Buộc Để Chi Phí Được Trừ

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, mọi chi phí muốn được trừ khi tính thuế TNDN đều phải đáp ứng đồng thời cả ba điều kiện sau:

Điều kiện thứ nhất: Phát sinh thực tế liên quan sản xuất kinh doanh

Chi phí phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đây không phải là điều kiện mới, nhưng cơ quan thuế sẽ kiểm tra chặt chẽ hơn. Ví dụ, chi phí mua văn phòng phẩm cho hoạt động kinh doanh sẽ được trừ, nhưng chi phí du lịch cá nhân của lãnh đạo thì không.

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ tài liệu chứng minh mối liên quan này. Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, báo cáo sử dụng đều là những chứng từ quan trọng.

Điều kiện thứ hai: Có hóa đơn chứng từ hợp lệ

Tất cả chi phí đều phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định pháp luật về thuế GTGT. Hóa đơn phải đúng định dạng, đầy đủ thông tin và được cấp bởi đơn vị có thẩm quyền.

Đặc biệt lưu ý với các hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn điện tử được tra cứu thành công trên Cổng thông tin thuế điện tử của Tổng cục Thuế.

Điều kiện thứ ba: Thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên

Đây là thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 320/2025. Từ nay, mọi giao dịch có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên đều phải thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức không dùng tiền mặt khác.

Quy định này áp dụng cho cả trường hợp mua nhiều lần trong ngày từ cùng một người bán mà tổng giá trị đạt 5 triệu đồng trở lên. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý để tránh vi phạm.

2. Những Thay Đổi Quan Trọng So Với Quy Định Cũ

Giảm ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt

Thay đổi đáng chú ý nhất là việc giảm ngưỡng từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải sử dụng chuyển khoản nhiều hơn trong các giao dịch hàng ngày.

Nghị định cũ (218/2025/NĐ-CP) còn có một số miễn trừ như giao dịch liên quan đến quốc phòng, an ninh, chống HIV/AIDS. Tuy nhiên, Nghị định 320/2025 đã loại bỏ hầu hết những miễn trừ này, chỉ giữ lại các trường hợp đặc biệt được pháp luật quy định rõ.

Quy định linh hoạt hơn về thanh toán qua nhân viên

Nghị định mới bổ sung quy định về trường hợp doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên mua hộ. Nếu nhân viên thanh toán không dùng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn tiền cho nhân viên, chi phí vẫn được trừ.

Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc mua sắm, đặc biệt với các công ty có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.

Điều chỉnh sau thanh tra vẫn được chấp nhận

Một điểm mới là doanh nghiệp có thể điều chỉnh giảm chi phí nếu phát hiện đã thanh toán bằng tiền mặt trong quá trình thanh tra. Điều này cho thấy cơ quan thuế có thái độ linh hoạt hơn, khuyến khích doanh nghiệp tự giác chỉnh sửa sai sót.

3. Các Khoản Chi Phí Cụ Thể Được Trừ

Chi phí khấu hao tài sản đặc biệt

Nghị định 320/2025 cho phép trích khấu hao tài sản góp vốn hoặc tài sản điều chuyển khi doanh nghiệp chia tách, hợp nhất. Giá trị khấu hao được tính theo giá đánh giá lại, trừ quyền sử dụng đất.

Đây là quy định mới giúp doanh nghiệp trong các giao dịch M&A tối ưu hóa chi phí thuế một cách hợp lý và minh bạch.

Chi phí hoàn thuế xuất nhập khẩu

Tiền hoàn thuế xuất khẩu, nhập khẩu phát sinh trong năm được trừ vào chi phí. Nếu khoản hoàn thuế liên quan đến năm trước, doanh nghiệp sẽ tính vào thu nhập khác thay vì giảm chi phí.

Quy định này giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu có cách xử lý rõ ràng, tránh sai sót trong kê khai thuế.

Chi phí di dời cơ sở sản xuất

Khi doanh nghiệp phải di dời cơ sở sản xuất, thu nhập từ bàn giao đất cũ sẽ được trừ đi chi phí di dời, vận chuyển và giá trị tài sản cố định còn lại. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với các doanh nghiệp bị giải tỏa để phục vụ các dự án phát triển đô thị.

Chi phí quản lý từ công ty mẹ nước ngoài

Chi phí quản lý kinh doanh được phân bổ từ công ty nước ngoài cho cơ sở thường trú tại Việt Nam được phép trừ. Tuy nhiên, cần có chứng từ rõ ràng về cơ sở phân bổ và mức độ hợp lý.

Các khoản chi phí phúc lợi nhân viên

Chi phí phúc lợi cho người lao động vẫn được trừ nhưng không được vượt quá mức quy định. Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ để tránh vượt mức cho phép.

4. Các Khoản Chi Phí Không Được Trừ

Tiền phạt vi phạm hành chính

Tất cả các khoản tiền phạt do vi phạm quy định hành chính đều không được trừ khi tính thuế TNDN. Điều này nhằm tăng tính răn đe, khuyến khích doanh nghiệp tuân thủ pháp luật.

Chi phí vượt mức quy định

Các khoản chi như phúc lợi nhân viên, lãi vay liên quan đến vốn điều lệ thiếu đều có mức trần. Phần vượt quá sẽ không được trừ và phải cộng vào thu nhập chịu thuế.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp chi phúc lợi nhân viên vượt quá 1 tháng lương bình quân, phần vượt sẽ không được trừ.

Chi phí trích trước không sử dụng

Các khoản trích trước không được sử dụng hoặc không điều chỉnh giảm theo quy định sẽ không được trừ. Doanh nghiệp phải có kế hoạch sử dụng rõ ràng cho các khoản trích trước.

Khoản nợ khó đòi đã xóa nay thu hồi được

Nếu doanh nghiệp đã xóa nợ khó đòi rồi sau đó thu hồi được, số tiền này phải tính vào thu nhập khác chịu thuế. Tương tự với thu nhập kinh doanh năm trước bị bỏ sót.

5. Hướng Dẫn Thực Hành Cho Doanh Nghiệp

Chuẩn bị hệ thống kế toán

Doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống kế toán để theo dõi chặt chẽ việc thanh toán. Mọi giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên phải được đánh dấu để đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt.

Khuyến khích sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp cảnh báo tự động. Điều này giúp kế toán viên không bỏ sót các giao dịch quan trọng.

Quy trình kiểm soát nội bộ

Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Mọi chi phí trước khi ghi sổ phải được kiểm tra 3 điều kiện bắt buộc. Có thể tạo checklist để nhân viên kế toán thực hiện.

Chỉ định người chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo tuân thủ. Thường là kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính.

Lưu trữ chứng từ điện tử

Với xu hướng số hóa, việc lưu trữ chứng từ điện tử ngày càng quan trọng. Doanh nghiệp cần có hệ thống lưu trữ an toàn, dễ tra cứu khi cần thiết.

Nên sao lưu định kỳ và có phương án dự phòng khi hệ thống gặp sự cố. Chứng từ điện tử mất sẽ rất khó khôi phục.

6. Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Áp Dụng

Thời điểm áp dụng

Nghị định 320/2025/NĐ-CP áp dụng ngay từ kỳ tính thuế năm 2025. Điều này có nghĩa là tất cả giao dịch từ ngày 1/1/2025 phải tuân thủ quy định mới.

Doanh nghiệp đã phát sinh giao dịch từ đầu năm 2025 cần rà soát lại để đảm bảo tuân thủ. Nếu có sai sót, nên điều chỉnh trong bản kê khai quý hoặc năm.

Rủi ro khi không tuân thủ

Việc không tuân thủ quy định thanh toán không dùng tiền mặt sẽ dẫn đến chi phí không được trừ. Điều này làm tăng thuể TNDN phải nộp, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế.

Ngoài ra, còn có thể bị phạt do vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ. Mức phạt có thể lên đến 40% số thuế thiếu.

Tương tác với cơ quan thuế

Khi có vấn đề về diễn giải quy định, doanh nghiệp nên chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn. Có thể gửi công văn hỏi ý kiến hoặc tham gia các buổi tập huấn.

Tránh tự diễn giải có thể dẫn đến rủi ro. Luôn đặt nguyên tắc tuân thủ pháp luật lên hàng đầu.

Lưu ý đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ thường có giao dịch nhỏ lẻ nhiều, cần đặc biệt chú ý việc cộng dồn trong ngày. Nếu mua nhiều lần từ cùng người bán trong ngày mà tổng giá trị đạt 5 triệu, phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Khuyến khích sử dụng thẻ doanh nghiệp hoặc ví điện tử để thuận tiện trong thanh toán. Điều này vừa tuân thủ quy định vừa tạo dấu vết giao dịch rõ ràng.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP mang lại nhiều thay đổi quan trọng về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp cần nắm vững và áp dụng đúng để tránh rủi ro thuế. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành thuận lợi trong năm 2025 và những năm tiếp theo.

Sự thay đổi từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng tuy tạo thêm áp lực tuân thủ nhưng cũng góp phần minh bạch hóa giao dịch. Điều này cuối cùng sẽ có lợi cho cả doanh nghiệp và nền kinh tế nói chung.