Trong quản trị nhân sự, biến động lao động là việc diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, nếu thực hiện thủ tục báo tăng giảm lao động không đúng thời hạn hoặc sai quy trình, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với các khoản phạt hành chính mà còn làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của nhân viên (thai sản, ốm đau, chốt sổ…).
Tại bài viết này, Kế toán Tuệ Tâm sẽ hướng dẫn bạn quy trình chuẩn hóa theo quy định mới nhất năm 2026.
Khi nào doanh nghiệp cần báo tăng, báo giảm lao động?
Nắm rõ thời điểm phát sinh là chìa khóa để tránh việc bị truy thu bảo hiểm hoặc đóng thừa tiền không đáng có.
Trường hợp báo tăng lao động
- Ký hợp đồng lao động mới (từ 01 tháng trở lên).
- Người lao động quay lại làm việc sau thời gian nghỉ không lương, nghỉ thai sản hoặc nghỉ ốm đau dài ngày (trên 14 ngày trong tháng).
- Đang tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất nay đóng lại.
Trường hợp báo giảm lao động
- Chấm dứt hợp đồng lao động (nghỉ việc, nghỉ hưu).
- Người lao động xin nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
- Người lao động nghỉ hưởng chế độ thai sản, ốm đau dài hạn.
Hồ sơ báo tăng giảm lao động năm 2026 cần những gì?
Hiện nay, hầu hết các cơ quan BHXH đều ưu tiên tiếp nhận hồ sơ qua phần mềm kê khai BHXH điện tử. Các mẫu biểu cần chuẩn bị bao gồm:
- Mẫu D02-TS: Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN. Đây là mẫu quan trọng nhất để kê khai thông tin tăng/giảm.
- Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin (Dành cho người lao động chưa có mã số BHXH hoặc cần thay đổi thông tin cá nhân).
- Hồ sơ kèm theo (nếu có): Hợp đồng lao động, Quyết định thôi việc hoặc văn bản thỏa thuận tạm hoãn HĐLĐ để đối chiếu khi cần thiết.
Quy trình 4 bước thực hiện báo tăng giảm nhanh chóng
Để hồ sơ được duyệt ngay trong lần đầu tiên, kế toán nên tuân thủ quy trình sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu. Thu thập CCCD, mã số BHXH và mức lương đóng bảo hiểm mới nhất của nhân viên.
- Bước 2: Kê khai hồ sơ. Đăng nhập vào phần mềm BHXH (như IVAN, EFY, VNPT…), chọn nghiệp vụ “Tăng/Giảm lao động”, nhập liệu vào mẫu D02-TS.
- Bước 3: Ký số và Gửi. Sử dụng chữ ký số (Token) của doanh nghiệp để ký xác thực và gửi hồ sơ lên cổng thông tin BHXH Việt Nam.
- Bước 4: Theo dõi kết quả. Trong vòng 2 – 5 ngày làm việc, cơ quan BHXH sẽ trả về thông báo kết quả (Mẫu 28). Nếu hồ sơ lỗi, bạn cần sửa đổi và nộp lại ngay.
Những lưu ý “sống còn” để tránh sai sót và bị phạt
Với 10 năm kinh nghiệm xử lý hồ sơ cho hàng trăm doanh nghiệp, Kế toán Tuệ Tâm đúc rút 3 lưu ý quan trọng:
Thời hạn nộp hồ sơ
Nên thực hiện báo giảm trước ngày cuối cùng của tháng để không phát sinh tiền đóng BHYT của tháng sau. Ngược lại, báo tăng nên thực hiện ngay khi phát sinh để NLĐ sớm có thẻ BHYT và tính thâm niên bảo hiểm.
Mức tiền lương đóng BHXH
Đảm bảo mức lương báo tăng không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng (Vùng I năm 2026 là 5.310.000đ). Nếu báo tăng sai mức lương, việc điều chỉnh sau này sẽ rất phức tạp.
Quản lý sổ BHXH
Khi báo giảm (nhân viên nghỉ việc), doanh nghiệp có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH để chốt sổ và trả lại sổ cho nhân viên trong vòng 7-30 ngày.
Dịch vụ Bảo hiểm xã hội trọn gói tại Kế toán Tuệ Tâm
Thay vì đau đầu với các lỗi phần mềm, sai lệch dữ liệu hoặc lo lắng về thanh tra bảo hiểm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ủy quyền cho Kế toán Tuệ Tâm.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi:
- Hỗ trợ báo tăng, giảm, điều chỉnh lương nhanh chóng, chính xác.
- Thay mặt doanh nghiệp giải trình với cơ quan BHXH khi có sai lệch.
- Tư vấn phương án đóng BHXH tối ưu nhất cho cả chủ doanh nghiệp và nhân viên.
- Chi phí minh bạch, tiết kiệm hơn so với thuê nhân sự kế toán chuyên trách.
Bạn cần xử lý hồ sơ báo tăng/giảm ngay hôm nay? > Click vào đây để nhận tư vấn miễn phí từ chuyên gia Tuệ Tâm!
Kế toán Tuệ Tâm – Chuyên nghiệp – Tận tâm – Hiệu quả.
- Website: https://ketoantuetam.vn/
- Hotline: 0842 368 369
